この記事の目次
１．概要
営業事務で最も面倒な業務が受注業務である。
特にFAXを使った受注業務は何とかならないものだろうか？弁当屋でもあるまいし・・・。
せめて、EXCEL で発注してくれたら、データが生かせるのに、FAX で注文を受けると、また転記したり入力したりしなければならないのでミスも発生しやすい。
未だにFAXを使っている会社は多く、特に大企業ではいつまで使っているのかと思うくらいまだ使っている。
２．FAX 受注の問題点
FAX 受注の問題点を挙げると・・・
１．FAX を取りに行くのが面倒
FAX がデスクの横にあればまだいいが普通は離れたところに置いてある。
そこまでわざわざ紙を取りに行かなければならない。
２．広告など関係のない FAX も混ざっていて確認や仕訳が面倒である。
３．FAX は紙なので、取引先別に分けたり種類ごとにファイリングしなければならない。
４．営業担当から「FAX は来ているか？」など確認の電話やメールがかかってくるので、その対応に追われてしまう。
５．FAX に書いてある注文内容を読み取ってシステムに入力しなければならない。
６．見積書の宛先の敬称を消して差出人に敬称を付けて返信してくる注文は分かりにくい。未だに昭和の風習が続いている。
７．紙がもったいない。
まだたくさんあると思うのだが、少なくともこれだけの問題点がある。
３．解決の糸口
FAX を使うところとは取引しないとか、お客様に FAX は使うなとは中々言いづらいところがあるので、難しいところではあるが、FAX を使ってもある程度のことは解決できる。
ポイントは紙を使わないこと。FAX をデータにして、外からでも確認できるようにクラウド化すること。FAX を OCR で読み取りデジタル化し、さらに RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）により、作業を自動化することである。それでも上の６番のような注文や、手書きでぐちゃぐちゃ書かれた注文に対応するのは AI をもってしてもまだ難しいところがあるが、デジタル化が進んで来れば徐々に無くなっていくだろう。
次回からそれらを１つ１つ解決していく方法を紹介していこう。
データ化 → クラウド化 → OCR → RPA と難易度は上がっていき、同時に費用も高くなってくる。
プログラムで解決しなければならない所は EXCEL の VBA （Visual Basic for Application）を使用する。
ここではなるべくお金をかけない方法を紹介する。定型的な受注業務であれば、殆ど人が携わる必要がなくなってくる。
