この記事の目次
１．概要
改正電子帳簿保存法が2024年1月から義務化される。
インボイス制度の対応が2023年10月に始まりそのすぐ後に改正が行われる。
インボイス制度では請求書や簡易請求書として領収書やレシート。
納品書を請求書代わりにしている場合それらに登録番号の記載など様々なルールがあるが、それらを７年間から１０年間保存しなければならない。
そして３つ以上の文字で検索できなければならない。
さらに帳簿を電子データで受け取った場合はそれを改ざんできないところに保管して紙に印刷することもできなくなる。
２．システムの導入
改正電帳法とインボイス制度に対応するならペーパーレスにも対応したほうがよい。
インボイス制度は主に販売管理システムと財務管理システムに委ねられるから、それぞれで対応するバージョンにバージョンアップしてやればよいことになる。
同時にペーパーレスに対応しようとすると、色々考えなければならない。
PDFで色々対応しようとすると、PDFでFAXを受けた時それに編集をする必要がある。
例えばお客様から見積り依頼があり、見積りを送るとする。意外とFAXを使っている所が多い。その見積書の文字に二重線が引かれそのまま注文書と手書きで書かれて見積書が注文書になっている。送信者と受信者がひっくり返すような曲線が書かれているのは未だによく見る光景だ。
送られてきたFAXをPDFに変換してから使用しようとすると、PDFを編集しなければならない。
PDFを何らかのソフトで編集するか Adobe Acrobat Pro を入れる形になる。
Adobe Acrobat Pro はサブスクリプションのため、個人向けで1,980円/月。
法人向けだと2,200円/月１ライセンス当たりかかってしまう。これがパソコンの台数分入れるとなると毎月の出費はかなりのものになる。Microsoft365のサブスクもあるし、とてもじゃないが払えない。そうすると、他にどのような方法があるかと言うと、DocuWorksという富士フイルムBI（旧富士ゼロックス）のソフトを使うことを思いつく。これだと買い切りもあるのでAdobe Acrobat Proに比べると固定費があまりかからない。世界的にはPDFのシェアが高いがアメリカのソフトなので、日本人使うには日本製のDocuWorksの方が使い勝手が良い。この類のソフトでは日本で最も売れており、現地点では800万ライセンスを超えているようだ。
３．DocuWorksを導入
DocuWorksを導入する際はトレイ２というソフトが同梱されたものを買うと良い。
これはAmazonでも売っているがDocuWorks形式に対応した複合機と一緒に買った方がいいだろう。
もちろん他社の複合機を使っていても使うことはできる。
DocuWorksを開くとDocuWorksDeskというものが開く。
文書を開くとDocuWorksViewerが起動する。
トレイはこのようなものである。
トレイは回覧や承認にも使えるし、FAXの受信箱にもなる。
WorkingFolderというクラウドを契約すると、外出先とのやりとりもトレイを使ってできる。
改正電帳法で使う場合は文書情報エントリーオプションを付けて、ここで請求書等の会社名、日付、価格を設定してエビデンス管理オプションにより、WorkingFolder内の改ざんできないフォルダに自動的に格納できる。
DocuWorksにこのようなオプションを追加することにより改正電帳法に対応することができる。
まさにペーパーレスと一石二鳥になる。
