１．概要
例えば出張先から上司に見積りの承認を取る場合は DocuWorks の Working Folder とトレイを使用するのがよい。担当者は上司のトレイに承認の書類を入れるだけで、上司はその書類に捺印し担当者に書類を返すだけの運用となる。Working Folder はクラウド上にあり、どこからでもアクセスできる。トレイは処理が終わったら速やかに空にする運用を心掛けた方がよい。
２．運用の準備
まず Working Folder の使い方になるが、Working Folder をクリックするとログインが表示されるので、ダブルクリックする。
ユーザーID、パスワードを入れてログインする。
WorkingFolder を展開し、共有ドロワー（引き出し）に担当者と上司のフォルダを作成しておく。
今回例として○○部のフォルダを WorkingFolder に作成し、その中に○○次長と○○マネージャーのフォルダを作成した。（右クリック新規フォルダの作成で簡単に作成できる）
○○マネージャーと○○次長のトレイを作成しておく。トレイが無くても出来るが、トレイを使うと新着文書の通知がすぐにわかる。
以上で準備が完了だ。
３．運用方法
○○マネージャーが出張先から○○次長に承認を伺い、承認の通った書類を○○マネージャーに返す運用となる。
○○マネージャーが出張先で書類を作成し印鑑を押す。
○○次長のトレイに入れる。
○○次長が確認し、承認の印鑑を押す。
○○マネージャーのトレイに入れる。
○○マネージャーのトレイに入った。
この方法は、書類を変更したり上司の印鑑を勝手に押せてしまうので、セキュリティ的にはあまりよくないだろう。しかし、簡易的な回覧なんかはこれで十分だ。
実際厳格にやるには DocuWorks の電子印鑑の機能を使うことになる。
